Система обліку робочого часу під вашу компанію: розробка на власному контролері

Запит «потрібна система обліку робочого часу» до нас приходить у двох варіантах. Перший — «купіть нам термінал»: коробка з екраном за 20–30 тисяч, своя програма, своя база людей, і бухгалтер, який раз на місяць руками переносить табель у 1С. Другий — «у нас уже стоїть контролер на дверях, чому він не рахує години?». Друге питання правильне, і ця стаття — про те, як ми на нього відповідаємо: облік робочого часу як розробка під конкретну компанію на власному контролері, а не як ще один пристрій із власним софтом.

Одразу про статус: готового продукту «облік робочого часу» в нашому прайсі немає. Є платформа контролю доступу N-GATE, яка щодня пише проходи за картками в журнал із часом, є досвід інтеграцій із CRM і фіскальними сервісами, і є звичка робити під замовника те, чого в коробці немає. Облік часу з цього збирається за тижні. Що саме збирається і з чого — нижче.

Чому не купити термінал обліку часу

Термінал обліку робочого часу — це, по суті, ще один контролер доступу, тільки без доступу. Він теж читає картку або відбиток, теж пише подію з часом, але живе окремо: своя база співробітників, свій звіт, своя інтеграція з 1С — якщо вона взагалі є. У компанії, де на дверях уже стоїть контролер, це означає дві бази людей, які розходяться після першого звільнення, і дві системи, які треба обслуговувати.

Різниця між контролем доступу й обліком часу — не в залізі, а в тому, що робити з журналом проходів: пускати чи рахувати години. Тому облік часу логічно робити на тому самому контролері, який відчиняє двері, і додавати до нього звітний шар, а не другу коробку.

Що вже є в платформі

Ми не починаємо з нуля. Контролер N-GATE серії STANDARD має вхід під стандартний зчитувач Wiegand — RFID-картка, брелок, зчитувач відбитка пальця або комбінований, — керує будь-яким замком, хвірткою чи шлагбаумом через реле і працює з хмарним кабінетом. Головне для обліку часу: кожен прохід уже записується з точним часом, напрямком і причиною відмови, а база карток лежить на самій платі — зчитувач працює без інтернету, події доїжджають у журнал, щойно зв’язок повернеться, з часом самого проходу, а не синхронізації.

У нашій CRM для спортзалів той самий контролер уже рахує вхід і вихід по картці, антипасбек і тривалість візиту з пари проходів — тобто «скільки людина була всередині» платформа вміє сьогодні. Для спортзалу це тривалість тренування, для підприємства — відпрацьована зміна. Інженерна різниця між ними невелика. Як це виглядає з боку продукту — у статті облік робочого часу за карткою або відбитком на базі N-GATE.

Що ми розробляємо під компанію

Звітний шар над журналом — те, що в кожної компанії своє, і саме тому його не можна зробити «коробкою». Типовий склад:

• Правила зміни. Графіки, нічні зміни через північ, обід — вираховувати чи ні, кілька точок проходу на одній території, водії, які відмічаються шлагбаумом замість дверей.
• Табель. По кожному співробітнику за місяць: прихід, вихід, відпрацьовано, запізнення та ранні виходи відносно графіка. У форматі, який читає ваш бухгалтер, а не який зручний нам.
• «Хто зараз на території» — рахується з тих самих входів і виходів, без окремого табло.
• Ручні правки з підписом. Забув картку, охоронець пропустив — подія є, і видно, хто її створив. Обхід можливий, але завжди підписаний.
• Вивантаження у таблицю для нарахування зарплати або пряма передача в облікову систему — про це окремо.

Інтеграція з 1С, CRM або вашою системою

У більшості компаній облік часу потрібен для зарплати, а зарплата вже рахується десь — у 1С, у CRM, у власній системі. Ми не пропонуємо переносити її до нас. Два робочі варіанти:

• Контролер як датчик. Кожен прихід і вихід віддається у вашу систему через API або вебхук; табель і нарахування живуть там, де живуть зараз. Ми пишемо конектор під API вашої системи — так ми вже підключали фіскальні сервіси й платіжні шлюзи до наших контролерів.
• Табель у нас, результат — у вас. Якщо своєї системи для зарплати немає, звіт збирається в кабінеті N-GATE і віддається файлом або за посиланням у потрібному форматі.

З нашими власними продуктами інтеграція природна: у Кміт — CRM для сервісних центрів і майстерень — зарплата адміністраторів рахується зі змін, і відмітка приходу карткою може ставати тією самою зміною без ручного введення.

Обладнання: що треба фізично

• Контролер N-GATE STANDARD на кожну точку проходу; MINI зчитувача не має і для обліку не годиться.
• Зчитувач — картки/брелоки, відбиток пальця або комбінований. Картку можна передати колезі, палець — ні; на брудному виробництві відбиток працює гірше. Часто беруть комбінований: картка для швидкості, палець там, де важлива чесність відмітки.
• Другий зчитувач на виході, якщо потрібна тривалість зміни, а не лише факт приходу.
• Виконавчий механізм — замок, хвіртка, турнікет або шлагбаум — будь-який, із сухим контактом. Якщо він уже стоїть, лишається.
• Живлення й резерв — контролер їсть 10–30 В, звичайного ДБЖ вистачає на години роботи без світла.

Скільки це триває і з чого складається вартість

Точні цифри називаємо після короткого опитувальника, а не в статті — інакше це була б ціна не вашої системи. Але структура чесна й проста: обладнання за прайсом (контролери, зчитувачі, при потребі механізми), розробка звітного шару та конектора — за обсягом правил і за тим, куди віддавати дані, і абонплата за хмару, зв’язок і підтримку, як у всіх наших контролерів. Строки — тижні: платформа і журнал уже є, пишеться лише те, що у вас своє.

Кому це підходить

• Виробництво і склад — хвіртка або турнікет, картки або відбитки, кілька змін, нічні через північ.
• Сервісний центр, СТО, майстерня — двері з електрозамком, картки, табель для відсоткової зарплати.
• Автопарк і логістика — водії відмічаються шлагбаумом на в’їзді, зміна рахується від проїзду.
• Офіс — замок на дверях і відмітка карткою замість журналу на ресепшені.

З чого почати

Напишіть нам три речі: скільки людей і точок проходу, чим хочете відмічатись — карткою чи пальцем — і куди мають потрапляти дані: 1С, CRM, просто таблиця. З цього ми скажемо, що треба з обладнання, скільки тижнів займе розробка і що це коштуватиме. Якщо N-GATE уже стоїть на воротах чи дверях — обліку бракує тільки звіту, і починати можна з нього.